Р7-офис
Отечественное по для цифрового офиса
Цели проекта:
- Выполнение требований. Нормативно правовых актов по импортозамещению ПО
- Создание единого цифрового пространства. Для подготовки и согласования документов с использованием технологий совместной работы
- Мониторинг и контроль в реальном времени. Процесса подготовки и согласования документов с любого устройства
Цель №1
Задачи:
- Выполнить показатели перехода по основным типам офисного ПО
- Расширить нормативно правовые акты
Нормативная база
ДЛЯ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ |
ДЛЯ КОМПАНИЙ |
|
ДЛЯ ФОИВ |
ДЛЯ СУБЪЕКТОВ РФ |
|
Постановление Правительства Российской Федерации от 16 ноября 2015 г. № 1236 - запрет на допуск иностранного ПО |
Распоряжение Правительства РФ от 26 июля 2016 г. |
Приказ Министерства цифрового развития, связи и |
Распоряжение Правительства РФ от 26 июля 2016 г. №1588-р о планах перехода на отечественное ПО |
||
Приказ Минкомсвязи России от 29.06.2017 №334 об утверждении методических рекомендаций для ФОИВ |
||
Постановление Правительства РФ от 23 марта 2017 г. № 325 - стандартизации требований к офисному ПО |
Приказ Минкомсвязи России от 04.07.2018 №335 об |
|
Постановление Правительства РФ от 8 июня 2018 г. № 658 - централизация закупок офисного ПО для 52 ФОИВ |
||
Приказ Минкомсвязи №725 – порядок сбора потребностей в офисном ПО |
Что происходит сегодня
Согласно ежегодному докладу в правительство, процент перехода по основным типам офисного ПО составил.
НАИМЕНОВАНИЕ ТИПА ОФИСНОГО ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ |
ДОЛЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ОТЕЧЕСТВЕННОГО ОФИСНОГО ПО %2019 Г |
|
ФОИВ |
РОИВ |
|
операционные системы |
29 |
10 |
текстовый и табличный редактор, редактор презентаций, коммуникационное ПО, мессенджер |
31 |
10 |
почтовые приложения |
35 |
20 |
справочно-правовые системы |
100 |
94 |
система электронного документооборота |
91 |
82 |
средства антивирусной защиты |
100 |
100 |
Особое внимание в 2020 году будет уделено выполнению данных показателей перехода, в связи с чем планируется расширить НПА, направленные на ускорение перехода на отечественное ПО.
Решение «Р7-Офис» позволяет выполнить распоряжение Правительства РФ.
Цель №2
Задачи
- Ускорить процесс подготовки документов
- Сократить время согласования
- Интегрировать редакторы в существующие информационные системы (ГИС, ERP и т.д.)
- Усовершенствовать существующие системы документооборота
- Автоматизировать рутинные операции при создании шаблонных документов
Что такое единое цифровое пространство
Единое цифровое пространство – это частное, государственное или публичное облако, состоящее из следующего набора интегрированного между собой ПО
- Хранилище документов
- Редактор документов
- Почта
- Мессенджер
- ВКС + Телефония
- CRM система
- Управление проектами
Что дает единое цифровое пространство?
- Получать оповещения о ходе работ по документу
- Автоматически подгружать данные в шаблонные документы из внешних систем
- Собирать согласительные совещания по ВКС непосредственно из документа
- Обсуждать документы в чате, встроенном в документ
- Безопасно хранить свои документы и всю историю изменений с ними связанную
- Давать или запрещать доступ к своим документам
- Совместно с коллегами создавать документ в одной общей версии с разделением прав
Как ускорить процесс подготовки
У всех пользователей:
- Актуальная версия документа у всех
- Предыдущие версии есть в истории общего документа
- Версия всегда доступна с любого устройства (мобильный, ПК, web)
- Все обсуждения в чате связаны с правками в документе
- Права на чтение, редактирование и принятие правок строго разделены
В результате
- Нет процедур слияния различных версий документов
- Нет пересылаемых версий документа между участниками процесса
- История обсуждений сохраняется так же как и версии документа
- Видно кто, где и когда вносил правки.
- Видно кто принимал финальные правки
- В любое время участники процесса видят мнение остальных согласующих
- В случае обнаружения блокирующих разногласий найти компромисс в процессе обсуждения по ВКС или в чате
- Вся история поручений и комментариев чата хранится на серверах организации и может быть легко поднята из архива в случае необходимости
Недостатки старого метода
- Огромное количество версий документов
- Реальный статус готовности документа не всегда
- Высокий риск недоставки текущей версии кому-то из участников доступен руководителю
- Проблемы с консолидацией противоречивых версий
- Согласование затягивается из- за постоянных пересылок новых версий документа
Решение – переход к совместному редактированию документа
Преимущества нового метода
- Совместное редактирование
- Контроль прав исполнителей
- Сокращение времени подготовки документа до 70%
Цель №3
Задачи
- Повысить безопасность информации в компании
- Проактивное выявление рисков
- Усилить контроль за процессом разработки документов
Преимущества нового метода
- Возможно спрогнозировать реальные сроки подготовки документа и принять меры
- Всегда известна реальная готовность документа
- Происхождение всех правок, изменений и комментариев фиксируется в истории
- Повышенная безопасность информации за счет отсутствия необходимости пересылки и сохранения документа вне хранилища
Автоматизация и контроль
Интеграция с ГИС для упрощения заполнения бланков обязательной отчетности в рамках бизнес процессов гос. компаний, предприятий малого и среднего бизнеса, а так же ИП, позволит решить следующие задачи:
- Сократить количество ошибок при заполнении документов
- Ускорить процедуры согласования подаваемых отчетных документов в гос. органах, за счет механизмов искусственного интеллекта для проверки предоставленных данных
- Усилить контроль за подаваемой информацией, за счет сквозного контроля всех форм на каждом этапе формирования данных, проверки и согласования итоговых документов
- Обеспечить прозрачность цепочки собираемых данных
- Улучшить качество консолидируемых данных в отчетах федеральных и региональных органах исполнительной власти
- Сократить время подготовки отчетных документов, за счет автоматического импорта данных из внешних систем, включая существующие ФГИС и ГИС
Возможные сценарии применения средств автоматизации
- Отчет в ПФР
- Бухгалтерская отчетность
- Типовые контракты (44- ФЗ, 223- ФЗ и т.д.)
- Росстат
- Отчетность членов СРО
- Формы электронного нотариата (Проект Сбербанка)