Р7-офис

Отечественное по для цифрового офиса

Цели проекта:

1. Выполнение требований.  Нормативно правовых актов по импортозамещению ПО
2. Создание единого цифрового пространства. Для подготовки и согласования документов с использованием технологий совместной работы
3. Мониторинг и контроль в реальном времени. Процесса подготовки и согласования документов с любого устройства

Цель №1

Задачи:

1. Выполнить показатели перехода по основным типам офисного ПО
2. Расширить нормативно правовые акты

Нормативная база

Что происходит сегодня

Согласно ежегодному докладу в правительство, процент перехода по основным типам офисного ПО составил.

Особое внимание в 2020 году будет уделено выполнению данных показателей перехода, в связи с чем планируется расширить НПА, направленные на ускорение перехода на отечественное ПО.

Решение «Р7-Офис» позволяет выполнить распоряжение Правительства РФ.

Цель №2

Задачи

• Ускорить процесс подготовки документов
• Сократить время согласования
• Интегрировать редакторы в существующие информационные системы (ГИС, ERP и т.д.)
• Усовершенствовать существующие системы документооборота
• Автоматизировать рутинные операции при создании шаблонных документов

Что такое единое цифровое пространство

Единое цифровое пространство – это частное, государственное или публичное облако, состоящее из следующего набора интегрированного между собой ПО

• Хранилище документов
• Редактор документов
• Почта
• Мессенджер
• ВКС + Телефония
• CRM система
• Управление проектами

Что дает единое цифровое пространство?

• Получать оповещения о ходе работ по документу
• Автоматически подгружать данные в шаблонные документы из внешних систем
• Собирать согласительные совещания по ВКС непосредственно из документа
• Обсуждать документы в чате, встроенном в документ
• Безопасно хранить свои документы и всю историю изменений с ними связанную
• Давать или запрещать доступ к своим документам
• Совместно с коллегами создавать документ в одной общей версии с разделением прав

Как ускорить процесс подготовки

У всех пользователей:

• Актуальная версия документа у всех
• Предыдущие версии есть в истории общего документа
• Версия всегда доступна с любого устройства (мобильный, ПК, web)
• Все обсуждения в чате связаны с правками в документе
• Права на чтение, редактирование и принятие правок строго разделены

В результате

• Нет процедур слияния различных версий документов
• Нет пересылаемых версий документа между участниками процесса
• История обсуждений сохраняется так же как и версии документа
• Видно кто, где и когда вносил правки.
• Видно кто принимал финальные правки
• В любое время участники процесса видят мнение остальных согласующих
• В случае обнаружения блокирующих разногласий найти компромисс в процессе обсуждения по ВКС или в чате
• Вся история поручений и комментариев чата хранится на серверах организации и может быть легко поднята из архива в случае необходимости

Недостатки старого метода

• Огромное количество версий документов
• Реальный статус готовности документа не всегда
• Высокий риск недоставки текущей версии кому-то из участников доступен руководителю
• Проблемы с консолидацией противоречивых версий
• Согласование затягивается из- за постоянных пересылок новых версий документа

Решение – переход к совместному редактированию документа

Преимущества нового метода

• Совместное редактирование
• Контроль прав исполнителей
• Сокращение времени подготовки документа до 70%

Цель №3

Задачи

• Повысить безопасность информации в компании
• Проактивное выявление рисков
• Усилить контроль за процессом разработки документов

Преимущества нового метода

• Возможно спрогнозировать реальные сроки подготовки документа и принять меры
• Всегда известна реальная готовность документа
• Происхождение всех правок, изменений и комментариев фиксируется в истории
• Повышенная безопасность информации за счет отсутствия необходимости пересылки и сохранения документа вне хранилища

Автоматизация и контроль

Интеграция с ГИС для упрощения заполнения бланков обязательной отчетности в рамках бизнес процессов гос. компаний, предприятий малого и среднего бизнеса, а так же ИП, позволит решить следующие задачи:

• Сократить количество ошибок при заполнении документов
• Ускорить процедуры согласования подаваемых отчетных документов в гос. органах, за счет механизмов искусственного интеллекта для проверки предоставленных данных
• Усилить контроль за подаваемой информацией, за счет сквозного контроля всех форм на каждом этапе формирования данных, проверки и согласования итоговых документов
• Обеспечить прозрачность цепочки собираемых данных
• Улучшить качество консолидируемых данных в отчетах федеральных и региональных органах исполнительной власти
• Сократить время подготовки отчетных документов, за счет автоматического импорта данных из внешних систем, включая существующие ФГИС и ГИС

Возможные сценарии применения средств автоматизации

• Отчет в ПФР
• Бухгалтерская отчетность
• Типовые контракты (44- ФЗ, 223- ФЗ и т.д.)
• Росстат
• Отчетность членов СРО
• Формы электронного нотариата (Проект Сбербанка)